آموزش مدیریت پروژه (PM) به زبان ساده

آموزش مدیریت پروژه (PM) به زبان ساده

Want create site? With Free visual composer you can do it easy.

گام ها، مهارت ها و تکنیک هایی برای عیب یابی که در ارائه محصولی با دردسر کمتر نیاز خواهید داشت.

مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه به هنر برنامه ریزی و سپس اجرای آن برنامه گفته میشود. اما همه چیز به راحتی گفتن یک جمله نیست. شما به مدیریت انتظارات نیز نیاز خواهید داشت. باید مشکلات قابل اجتناب را پیش بینی کنید و مشکلاتی را که در نظر نگرفته بودید را نیز به هنگام وقوع عیب یابی کنید.

اگر این موضوع شما را نگران ساخته است بهتر است این مطلب را تا انتها دنبال کنید. در این مطلب شما با نکات و تکنیک هایی برای هر فاز آشنا خواهید شد.

مهارت های مدیریت پروژه

مدیریت پروژه

ارتباطات

کنار گذاشتن فاکتور ارتباطات در مدیریت پروژه کار سختی است، چرا که اعضای تیم نیاز به شفاف سازی عملیات دارند و این کار جز با ایجاد ارتباط با دیگر اعضا میسر نمیشود. سهامداران نیز نیاز دارند تا وضعیت عملیات و پروژه ها به آن ها اعلام گردد و اسپانسرها نیز به نتیجه مطلوب نیاز خواهند داشت.

مدیریت زمان

جدا از مدیریت زمانبندی پروژه ، شما نیاز خواهید داشت تا جلسات و نشست ها را نیز برگزار کنید (یعنی شما نیاز خواهید داشت تا زمان خود را نیز مدیریت کنید).

حل مشکلات

مسلما شما در نقش معمول خود مشکلات بسیاری را حل و رفع کرده اید؛ تفکر خلاق کلید حل مشکلات است. این مهارت را هیچ گاه دست کم نگیرید.

آگاهی سازمانی

با پروژه های دیگر که ممکن است به افراد و منابع مشابه به صورت همزمان نیاز داشته باشند آشنا شوید، شما به آن ها نیاز خواهید داشت.

دیپلماسی

برای مذاکره محبت آمیز در شرایط بحرانی باشید. شرایطی چون زمانبندی های بحرانی، اولویت های متناقض و برخوردهای شخصیتی. یک مدیر باید پیش از هر چیز به واکنش های خود مسلط باشد.

مهمترین مهارت یک مدیر توانایی کنار گذاشتن کارهای معمول و در آغوش کشیدن شغل خود به عنوان مدیر پروژه است.

گام های مدیریت پروژه

اگر شما به صورت تصادفی مدیر یک پروژه هستید، احتمال بسیاری وجود دارد که پروژه از پیش در جریان بوده و سپس به شما انتقال داده شده است. در اینجا گام های مدیریت پروژه را به ترتیب برای شما بیان میکنیم تا بتوانید بیشتر با مراحل مدیریتی آشنا شوید.

گام اول: پروژه را تصور کنیدپروژه

به شما پیشنهاد میکنم از کنار این فاز به سادگی گذر نکنید. درک و برداشت خود از فضای مسئله و راه حل های محتمل را مرتب مرور کنید تا زمانی که کاملا مطمئن باشید که در مسیر درستی قرار دارید.

طرح کسب و کار خود را بسازید

مسائلی که سعی در حل آن ها را دارید و ارزش حل آن را تعریف کنید. با مشتریان هدف خود صحبت کنید، چه این مشتریان داخلی باشند و چه خارجی، از این طریق میتوانید به طور کامل فضای مسئله را درک کنید. زمانی که میخواهید یک طرح توجیهی برای کسب و کار خود بسازید، بر کاری که میخواهید مشتری قادر به انجام آن باشد تمرکز کنید. جزئیات را برای زمانی بگذارید که راهکارها را با تیم خود در میان میگذارید.

اقدامات پیشنهادی

چهارچوب سازی مسئله: فضای مسئله و تأثیر آن بر روی مشتری را کاوش کنید.

مصاحبه با مشتری: این روش راه حل نهایی ایجاد همدلی با مشتریان است.

تشکیل تیم پروژه

افرادی که دارای مهارت های مورد نیاز شما برای حل مسئله هستند را دور هم جمع کنید. برای جمع آوری یک مکمل هدف گذاری کنید که با پیشینه های متفاوت و روش های متفاوت حل مسئله به شما در پروژه کمک کنند. تحقیقات نشان میدهند که تیم های با مهارت های متنوع نتایج بهتری ارائه میدهند. به تأخیر انداختن شروع پروژه برای چند هفته با هدف جمع آوری تیم مناسب کاملا قابل توجیه است.

فعالیت های پیشنهادی:

قوانین تعامل: قرارداد اجتماعی تیم پروژه را ایجاد کنید.

نظارت سلامت: ارزیابی شخصی اعضای تیم از مناطق قوت و ریسک.

“موفقیت” را تعریف کنید

بر روی خروجی های قابل اندازه گیری توافق کنید تا بتوانید هدف گذاری خود را دقیق تر انجام دهید و معیارهایی تعیین کنید تا پیشرفت خود به سمت آن ها را پیگیری کنید. اطمینان حاصل کنید که پروژه به هدف گذاری های بزرگتر که تجارت شما نیاز دارد نیز کمک میکند؛ اگر این گونه نیست، ممکن است شما پروژه اشتباهی را برای اجرا انتخاب کرده باشید( یا ممکن است پروژه درستی باشد اما در زمان اشتباهی انجام میشود).

فعالیت های پیشنهادی:

اهداف، سیگنال ها، معیارها: اهداف را به عنوان یک تیم انتخاب کنید و برای چگونگی معیارگذاری پیشرفت با اعضای تیم به توافق برسید.

راهکارهای ابتکاری

مهارت های حل مسئله خود را به کار بگیرید. حال زمان آن است که در مورد راهکارهای خاص ، چگونگی پیاده سازی آن ها و چگونگی واکنش مشتری با محصول نهایی فکر کنید. تیم خود را درگیر کنید، و در این مرحله بلندپرواز باشید. کوچک کردن یک ایده جسورانه ساده تر از تبدیل یک ایده ایمن به چیزی نوآورانه است.

فعالیت های پیشنهادی:

یادداشت: یک لیست بلند از ایده های بزرگ در زمانی کوتاه تهیه کنید.

نقشه برداری ذهن: جنبه های مختلف مسئله را بررسی کنید و ایده های خود را برای راهکارهای آتی سازماندهی کنید.

نمونه اولیه و آزمایش

بسته به ماهیت پروژه شما، یک نمونه اولیه میتواند هر چیزی باشد از فلوچارت (نمونه جریان) گرفته تا یک کد سریع و بی نظم که کار میکند. این نمونه های اولیه را به مشتریان و سهامداران خود نشان دهید تا بازخورد اولیه را از آن ها دریافت کنید. این مرحله بهترین زمان برای شکست و انطباق با خواسته های مشتریان و سهامداران است.

فعالیت های پیشنهادی

دموی یک طرفه: مفهوم مورد نظر خود را مجسم کنید تا دریافت بازخورد راحت تر باشد.

تجربه: مطمئن شوید که موضوع شما بر کاربر تمرکز داشته ، عملیاتی باشد و هم بر مشتری و هم کسب و کار ارزشمند باشد.

نشانه های در معرض خطر بودن پروژه شما در مرحله پیش بینی

عدم شفافیت ارزش پروژه

بازگشت به مسیر درست پروژه

یک مشتری خاص با خصوصیات شخصیتی خاص (چه داخلی و چه خارجی) را انتخاب کنید و روحیه همدلی خود را به کار بگیرید. تصور کنید که چرا آن ها باید محصول شما را بخواهند، سپس آن را به اهداف بزرگتر سازمان بسط دهید. این مراحل را تا جایی تکرار کنید که ارزش مشتری را با پیوندی قوی به ارزش کسب و کار خود متصل کنید.

فعالیت های پیشنهادی:

۵ “چرا”: به تیم خود یک درک عمیق از مسئله و تأثیر آن بر مشتری خود بدهید.

مصاحبه با مشتری: نیازهای مشتری و زمینه هایی که محصول یا سرویس شما را در آن استفاده میکنند بشناسید.

تجربه: مطمئن شوید که پروژه شما مشتری-محور است و برای کسب و کار مناسب است.

بحران در اهداف یا اولویت ها

بازگشت به مسیر درست پروژه

بر روی یک هدف واقعی (دقیقا یک هدف) توافق کنید تا به عنوان راهنمای مسیریابی پروژه شما استفاده شود. سپس اولویت های دچار بحران را با داشتن هدف اصلی در ذهن مرتب کنید. زمانی که شما با دو گزینه مشابه مواجه میشوید، اولویت را به گزینه ای بدهید که شما را به هدف واقعی پروژه نزدیک تر میسازد.

فعالیت های پیشنهادی:

اهداف، سیگنال ها، معیارها: مطمئن شوید که پروژه متمرکز باقی میماند و شما میدانید که یک خروجی موفق به چه شکل خواهد بود.

مصالحه: مقیاس هایی ایجاد کنید تا نشان دهد که هر معیار چقدر مهم است و بر روی فعالیتی که اولویت بندی میکنید توافق کنید.

هیچکس نمیداند چه کسی مسئول است

بازگشت به مسیر درست

به عنوان کسی که در انتها پاسخگو است به یک فهم مشترک در میان تیم پروژه ، سهامداران و اسپانسرها برسید. به عنوان مدیر پروژه، شما مسئول ارائه محصول در زمان مورد نظر و با هزینه مورد نظر هستید.(اما ممکن است شما مسئول موفقیت کلی پروژه نباشید.)

فعالیت های پیشنهادی:

نقش ها و مسئولیت ها: نقش هر فرد را در پروژه تعریف کنید و مشخص کنید هر یک از آنها چه نقشی برای موفقیت تیم باید ایفا کنند.

شروع پروژه: یک درک مشترک از هدف اصلی، دورنما، ارزش ، زمان گذاری و مالکیت تصمیم ایجاد کنید.

چهارچوب تصمیم گیری DACI: درک کنید که چه کسی برای تصمیمات خاص پاسخگو خواهد بود و سایر اعضای تیم چه نقشی ایفا خواهند کرد.

تیم پروژه نمیتوانند برای یک مسیر توافق کنند

بازگشت به مسیر درست

ابتدا اطمینان حاصل کنید که تیم شما به طور درست مسئله را درک کرده اند و از تأثیر آن بر مشتری آگاه هستند. هرگز نگران سوال از مدیریت برای شفاف سازی اولویت های اصلی در پروژه نباشید و ابهامات خود را رفع کنید. زمانی که به دنبال راهنمایی هستید حتما آن ها را به همراه گزینه هایی که در نظر دارید مطرح کنید و هرگز یک سوال بی انتها مانند “ما باید چه کاری انجام دهیم؟” نپرسید.

فعالیت های پیشنهادی:

چهارچوب سازی مسئله: فضای مسئله را تحلیل کنید و تأثیر آن بر مشتری را بسنجید.

جلب اعتماد: فضایی آزاد برای بحث و گفتگو حول پروژه ایجاد کنید و از رهبران شرکت بازخورد دریافت کنید تا اعتماد تمام افراد درگیر در پروژه را نسبت به ارزش و جهت گیری پروژه جلب کنید.

گام دوم: برنامه ریزی کنید

مدیریت پروژه

فرآیند برنامه ریزی باید نسبتا کوتاه باشد. با این حال متخصصین یک رویکرد تکرار شونده را برای برنامه ریزی توصیه میکنند، قبل از رفتن به حالت اجرایی پروژه چند وظیفه بالا مرتبه وجود دارد که باید انجام گیرند.

گستره پروژه را مشخص کنید

بر اساس بازخوردهای آزمایشات اولیه و با توجه به معیارهای موفقیتی که تعیین کرده اید، اجزای پروژه را اولویت بندی کنید. در مورد تعویض هایی که انجام میدهید کاملا شفاف سازی کنید. برای مثال، بهینه سازی برای ساده شدن کاربری ممکن است به معنی کنار گذاشتن زمان بندی دقیق و یا افزایش بودجه پروژه باشد.

فعالیت های پیشنهادی:

مصالحه: چهارچوب هایی برای نمایش اهمیت هر معیار ایجاد کنید و بر روی فعالیت هایی که باید اولویت بندی شوند به توافق برسید.

نقشه مسیر: به درکی کامل از مسیر موجود برسید تا بتوانید تجربه ای بهتر را طراحی کنید.

وابستگی های پروژه را بشناسید و مدیریت کنید

پروژه شما به کار، منابع و یا دارایی هایی از یک هسته خارجی بستگی دارد؟ تمام آن ها را مشخص کنید و به این نکته توجه کنید که تعیین کنید چه کسی هر قسمت از کار را بر عهده خواهد داشت و چه زمانی باید کار خود را انجام دهد. حتی اگر نتوانید این تنگناها را در این مرحله حل کنید هم باید آن ها را شناسایی کنید و در فرآیند برنامه ریزی پروژه قرار دهید.

فعالیت های پیشنهادی:

نقش ها و مسئولیت ها:  نقش هر فرد و نیازی که به آن ها وجود دارد را تعریف کنید.

نقشه راه و بانک اطلاعاتی بسازید

با توافق بر گستره پروژه و درک وابستگی ها، پروژه را به قسمت های مجزای کاری تقسیم کنید و زمان و تلاش مورد نیاز برای هر یک را تخمین بزنید. با این کار شما میتوانید حتی زمانی که به نقاط عطف مهم برخورد کردید پروژه را جلو ببرید و یک تاریخ تکمیل برای خود تعیین کنید. سپس تمام این قسمت های کوچک کاری را در یک بانک اطلاعاتی (Backlog) جمع آوری کنید که میتوانید از آن در چرخه های برنامه ریزی کوتاه و تکراری استفاده کنید.

فعالیت های پیشنهادی:

برنامه ریزی مسیر: این روش از دنیای نرم افزار اتخاذ شده است اما میتوان آن را مناسب با هر نوع پروژه ای سازگار کرد.

پیش بینی و کاهش ریسک ها

خود را در مقابل مشکلات در طول مسیر مصون کنید. به تمام راه هایی که ممکن است به شکست پروژه ختم شوند فکر کنید و به پیشگیری از وقوع آن ها بیاندیشید. همچنین شانس های موفقیت های بزرگ که هنوز در نظر نگرفته اید را نیز شناسایی کنید؛ فرصت های از دست رفته نیز شکلی از ریسک هستند.

فعالیت های پیشنهادی:

پیشگیری از مرگ: هر نوع خطا و اشتباه را تصور کنید و برنامه هایی برای پیشگیری از آن ها تعبیه کنید.

یک طرح ارتباطی بسازید

یک آهنگ ثابت برای جلسات تیم و اطلاع رسانی به سهامداران تعیین کنید و آن را به همه اطلاع دهید.( سعی کنید زمان این جلسات به حداقل برسانید!) سپس تکرار جلسات را زمانبندی کنید و برای یادآوری این زمان ها را روی تقویم خود ثبت کنید تا برنامه پروژه را به روز کنید.

فعالیت های پیشنهادی:

جلسات استند آپ (Stand-ups): یک فرصت روزانه برای تیم شماست تا بتوانید وضعیت کارهای در حال انجام را با یکدیگر در میان بگذارید و در مورد مسدود کننده های پروژه به بحث بپردازید.

پوستر پروژه: راهی ساده برای بیان اهداف، وضعیت و زمانبندی پروژه. اگر این تصویر کلی از پروژه یا پوستر پروژه به طور منظم به روز شود، میتواند به صورت یک گزارش تصویری پروژه برای شما عمل کند.

نشانه هایی در معرض خطر بودن پروژه در مرحله برنامه ریزی

 شما در مرحله برنامه ریزی متوقف شده اید

بازگشت به مسیر درست

تجزیه و تحلیل ناقص را متوقف کنید و شروع به کار کنید! اگر از یک روش چابک استفاده میکنید(استفاده از این روش توصیه میشود) به تیم خود یادآوری کنید که شما قادر به نشان دادن پیشرفت پروژه و تصحیح روش در حال انجام کار خواهید بود.

فعالیت های پیشنهادی:

شروع سریع پروژه: یک درک مشترک از هدف اصلی پروژه، گستره، ارزش، زمان گذاری و مالکیت تصمیم ایجاد کنید.

پیشگیری از مرگ: ریسک های پروژه و فرصت های پروژه را معین کنید، سپس کشف کنید که چگونه میتونید از ریسک ها اجتناب کنید و فرصت ها را دریابید.

دیگران نمیدانند پروژه شما درباره چیست

بازگشت به مسیر درست پروژه

مهارت های اجتماعی خود را به کار بگیرید و اطلاعات کوچک و مکرری به افراد بدهید به طوری که قابل هضم باشند؛ متون بسیار بلند معمولا توسط افراد خوانده نمیشوند. اطمینان حاصل کنید که اطلاعات درستی را در سطح مشخص به افراد مورد نظر خود ارائه کنید.

فعالیت های پیشنهادی:

شفاف سازی پروژه: یک توضیح ساده از پروژه و ارزش آن برای مشتری ایجاد کنید.

پوستر پروژه: ایده های خود را شکل داده و با دیگران درمیان بگذارید، بیان کنید که موفقیت به چه شکل خواهد بود و یک درک مشترک با سهامداران ایجاد کنید.

تیم پروژه شما فاقد مهارت های بحرانی است

بازگشت به مسیر درست پروژه

مفهوم خود را دوباره شکل دهید تا بتوانید با منابعی که در دست دارید رو به جلو حرکت کنید. بالا بردن دست و اقرار به این که ما متوقف شده ایم تنها اعتمادی که سهامداران و اسپانسرها به تیم شما دارند را از بین میبرد.

فعالیت ها پیشنهادی:

مصالحه: یک مصالحه ساده مشخص میکند که کدام جوانب پروژه قابل مذاکره است و کدام نیست، اما شما میتوانید آن را پیچیده تر کنید. اگر شما نتوانید یک فعالیت را انجام دهید، کدام جنبه از پروژه میتواند به شما کمک کند تا شکاف مهارت را هدفمند سازید؟

با تیم خود در سطح بالای پروژه به بحث بپردازید. این کار به شما کمک میکند تا واقعیات پروژه را شفاف سازی کنید و همچنین وابستگی ها و ریسک ها را تجسم کنید.

گام سوم: پروژه را اجرا کنید

PM

در نهایت به مرحله اجرای پروژه میرسیم!!! در چرخه های ۱ تا ۲ هفته ای کار کنید  و یک دمو برای سهامداران خود تعبیه کنید و همچنین یک بازبینی از گذشته در پایان هر چرخه با تیم خود انجام دهید.

کار خود را به صورت چرخشی انجام دهید

هرچند که متدولوژی های چابک (Agile methodologies) از توسعه نرم افزار اتخاذ شده اند اما آن ها برای هر نوع پروژه ای مفید خواهند بود: فناوری اطلاعات، بازاریابی، منابع انسانی و … . هر چرخه را با برنامه ریزی کافی شروع کنید سپس کار خود را به پایان برسانید. مطمئن شوید که یک جلسه بازبینی کوتاه برای بررسی اقدامات گذشته تیم در پایان هر چرخه برگزار کنید. این جلسه به تیم شما کمک خواهد کرد که دانش خود را منتقل کنند و شما میتوانید فعالیت هایی که خوب پیش رفته اند را شناسایی کنید و همچنین فعالیت هایی که خوب پیش نرفته اند را نیز در میان بگذارید تا چرخه های آتی شما هر چه بهتر اجرا شوند.

فعالیت های پیشنهادی:

برنامه ریزی اسپرینت (Sprint planning): چرخه ۱ تا ۲ هفته ای بعدی را بر اساس اولویت های تعیین شده برنامه ریزی کنید.

بازنگری گذشته: یک فضای امن برای تیم خود ایجاد کنید تا بتوانند آزاده به بازبینی فعالیت های گذشته و بررسی اقدامات انجام شده و درصد موفقیت فعالیت ها بپردازند.

پیشرفت پروژه را پیگیری کنید

این مرحله شامل شناسایی قسمت های تکمیل شده کار، میزان بودجه باقیمانده و بررسی درست بودن جهت گیری پروژه است. از سیستم های دیجیتالی مانند Google Docs ، Trello یا نرم افزار jira استفاده کنید تا هرکسی بتواند وضعیت شما را به راحتی مشاهده کند. اگر بودجه شما با سرعتی بیش از حد انتظار کاهش میابد یا زمان هدر رفته شما بیش از حد پیش بینی شده در پروژه است، این موضوع را سریعا با اسپانسر و تیم خود در میان بگذارید تا بتوانید به سرعت و پیش از خارج شدن از کنترل مشکل را یافته و تصحیح کنید.

فعالیت های پیشنهادی:

یک تخته ترلو(Trello) بسازید: ترلو سایتی است که سازماندهی و اولویت بندی فعالیت ها را با یک روش جذاب برای شما میسر میسازد.

یک میزکار جیرا راه اندازی کنید: شما میتوانید اطلاعاتی که تیم و سهامداران نیاز دارند در یک قالب شخصی سازی شده در میزکار یا داشبورد نرم افزار جیرا ثبت کنید.

تست و دریافت بازخورد

در انتهای هر چرخه، دموی خود از پروژه را به روز کنید تا منعکس کننده کارهای پایان یافته شما باشد و سپس آن را به سهامداران(و در حالت ایده آل به مشتریان) خود ارائه کنید. بازخورد آنها را جمع آوری کنید تا بتوانید از آنها برای بهبود چرخه های آتی بهره ببرید. حتی ممکن است شما نیاز به کار دوباره بر روی چرخه حاضر پیش از شروع چرخه بعدی باشید.

فعالیت های پیشنهادی:

دموی پروژه: مفهوم مورد نظر خود را به شکل یک دموی محسوس در آورید تا نظردهی در مورد آن ساده شود.

مباحثه: بگذارید دیگران ایده های شما را به چالش بکشند و الهام بخش ایده های جدیدتری باشند.

نشانه های در معرض خطر بودن پروژه در گام اجرا

کارهای شما با یکدیگر تداخل پیدا میکند

بازگشت به مسیر درست

تنگناهای فرآیند خود را حذف کنید و از آنها اجتناب کنید. نقش هر فرد یا فضای مسئولیتی هر فرد را به طور شفاف تعیین کنید تا کارهای یکدیگر را مختل نکنید یا از دوباره کاری وظایف جلوگیری کنید.

فعالیت های پیشنهادی:

جلسات استند آپ (Stanf-ups): هر روز خود را با به روز کردن وظایف کاری تک تک اعضا شروع کنید، مشخص کنید که چه کارهایی در روز قبل تکمیل شده است و وظایف بعدی هر فرد را معین کنید.

نقش ها و مسئولیت ها: نقش هر فرد در تیم را درک کنید و نیاز اعضای تیم به یکدیگر برای موفقیت را مشخص کنید.

پروژه به جلو نمیرود و پیشرفت محسوس نیست

بازگشت به مسیر درست

تمام دست آوردهای تیم را به طور شفاف تعیین و معرفی کنید. گاهی ممکن است نگاه کلی به پروژه موجب عدم توجه به دست آوردهای کوچک اما مؤثر  شود. (اگر به واقع پروژه شما پیشرفتی نداشت اقدام بعدی شما این خواهد بود که دلیل این عدم پیشرفت را کشف کنید.)

فعالیت های پیشنهادی:

دموی پروژه: دست آوردهای کوچک خود را با به روزرسانی دموی خود به نمایش بگذارید. همزمان با پیشرفت این نمونه از دیاگرام ساده تا نمونه اولیه(Prototype) و سپس به حداقل محصول قابل عرضه(MVP) ، پیشرفت تیم شما محسوس تر خواهد شد.

جلسات استند آپ: با برجسته سازی فعالیت هایی که روز قبل انجام پذیرفته اند یک حس حرکت رو به جلو را برای تیم خود القا کنید ( و یا در غیر این صورت این حقیقت سخت که هیچ کاری به حالت انجام شده نرسیده است را بیان کنید).

تحدی محدوده پروژه (Scope Creep)

بازگشت به مسیر درست

مواجهه با این موضوع بستگی به پروژه شما دارد. اگر زمانبندی و یا بودجه شما انعطاف پذیر باشد شما ممکن است تصمیم به گسترش محدوده پروژه بگیرید. در غیر این صورت شما باید ایده های اضافی را حذف کنید یا معاوضه هایی برای جایگزینی آن ها انجام دهید. اما به یاد داشته باشید که به هیچ وجه از کیفیت محصولی که ارائه میکنید کاسته نشود. به این نکته توجه کنید که در اکثر پروژه ها شما میتوانید بعد از ارائه حداقل محصول قابل عرضه (MVP) به بهبود مستمر بپردازید.

فعالیت های پیشنهادی:

معاوضه ها: تصمیم بگیرید که کدام جنبه های پروژه را اولویت بندی میکنید و به جایگزینی هایی که در هنگام معرفی ایده های جدید انجام خواهید داد فکر کنید و آن ها را پیش بینی کنید.

چهارچوب تصمیم گیری DACI: بر این موضوع که چه کسی تصمیم نهایی را میگیرد و چه کسی در تصمیم گیری کمک میکند توافق کنید- چه برای تصمیمات فردی در مورد گستره یا برای کل پروژه.

ارتباطات شکست خورده اند

بازگشت به مسیر اصلی

در میان اعضای تیم و سهامداران اعتماد سازی کنید تا آنها برای صحبت و شرکت در مباحثات ترغیب شوند. اگر افراد به خاطر سیاست های فردی اطلاعات خود را مخفی میکنند و از ارتباط حذر میکنند، شما باید از یک عضو خنثی (برای مثال واحد منابع انسانی) برای از بین بردن این جو استفاده کنید.

فعالیت های پیشنهادی:

جلسات استند آپ: ارتباطات را تمرین کنید و اعتمادسازی کنید: اطلاعات جدید را به سرعت به اشتراک بگذارید و مسائل مسدود کننده را مطرح کنید.

مشاجره(Sparring): اگر اعضای تیم به ابتکار عمل یکدیگر کمکی نمیکنند از این تکنیک از دنیای طراحی استفاده کنید تا بازخوردهای صادقانه و منظم ایجاد شود.

نظارت سلامت (Health Monitor): یک فضای امن برای تیم ایجاد کنید تا بتوانند آزادانه در مورد نحوه همکاری گروهی با یکدیگر مباحثه کنند (نقاط قوت، نقاط ضعف، معضلات و دیگر جنبه های پروژه).

قوانین تعامل: ارزش های تیم را کد گذاری کنید: تمرینات، نتایج و رفتاری که از یکدیگر انتظار دارید.

تخمین ها با نتایج فاصله بسیاری دارند

بازگشت به مسیر اصلی

خط زمانی پروژه خود را بر اساس اطلاعاتی که در مورد تلاش مورد نیاز برای رسیدن به نقاط قوت پروژه دارید دوباره محاسبه کنید. در این مورد شفاف عمل کنید تا سهامداران بتوانند انتظارات و برنامه های خود را تنظیم نمایند.

فعالیت های پیشنهادی:

گذشته نگری: در هر بازبینی از گذشته زمان را کنار بگذارید تا چرخه های تخمین زده شده را با تلاش واقعی مورد نیاز مقایسه کنید و بتوانید به طور مداوم تجدید تنظیمات را انجام دهید.

۵ چرا: با یکی از تخمین هایی که به اشتباه ختم شده است برای آنالیز شروع کنید و سوال کنید چرا این تخمین اشتباه انجام شده است، سپس این “چرا” را آنقدر تکرار کنید تا بتوانید ریشه مشکل را یافته و حل کنید.

اهداف قابل اندازه گیری که در ابتدا تعیین کرده اید به یاد دارید؟ مطمئن شوید هر تجزیه و تحلیل یا زیرساخت مورد نیاز را برای اندازه گیری میزان پیشرفت به سوی آن ها بسازید.

گام چهارم: ارائه محصول

project management

زمانی که به این مرحله برسید تمام کارها را تمام کرده اید درست است؟ اما هنوز پروژه شما کامل نشده است؛ بستن یک پروژه بسیار گسترده تر از تمام شدن جلسات روزانه و تکراریست.

حداقل محصول قابل عرضه (MVP) خود را ارائه کنید

لحظه بزرگ فرا رسیده است! کار شما بالاخره برای مصرف آماده است. اگر مشتریان شما داخلی هستند، یا شما به طور مستقیم با آن ها ارتباط دارید، مطمئن شوید که آن ها پروژه را به صورت تکمیل شده پذیرفته اند. بسته به میزان سختی کار و پروژه ای که پشت سر گذاشته اید ممکن است شما نیاز به تأیید متنی آن ها داشته باشید. سپس میتوانید پیروزی خود را به همراه تیم خود جشن بگیرید.

فعالیت های پیشنهادی:

جشن بگیرید: این لحظه ای ایست که از ابتدای شروع پروژه در انتظار آن بودید؛ پس پیروزی خود را جشن بگیرید.

بودجه را قطع کنید

فاکتورهای فروشندگان برجسته خود را پرداخت کنید و اگر توسط یک مشتری خارجی استخدام شده اید، پرداخت های خود را به طور کامل از آنها دریافت نمایید. از اطلاعات بودجه ای که در طول پروژه پیگیری کرده اید برای ایجاد یک گزارش برای حامیان پروژه خود استفاده کنید. در گزارش خود به قسمت هایی که در پروژه های آتی راغب به پرداخت بیشتر (یا ذخیره بیشتر بودجه) هستید نیز اشاره کنید.

یک بازبینی کلی از پروژه انجام دهید

کدام بخش ها خوب پیش رفته اند؟ چه بخشی خطرناکترین اشتباهات رخ داده است؟ چه چیزهایی از آموخته ایم؟ این سوالات را در یک بحث آزاد با تیم خود مطرح کنید. مطمئن شوید که تجربیات کسب شده از پروژه را ضبط کنید و  آنها را با همکاران خود در میان بگذارید تا بتوانند از آن ها بهره ببرند. و هرگز فراموش نکنید که در مورد بهبود محصول ارائه شده خود صحبت کنید.

فعالیت های پیشنهادی:

بازبینی گذشته: در مورد کارهایی که به خوبی پیش رفته اند (و کارهایی که به خوبی پیش نرفته اند!) بحث کنید تا بتوانید آن ها را بهبود بخشید. رخ دادن اشتباهات هیچ مشکلی ندارد اگر از این اشتباهات تجربه کسب کنید.

با پروژه خود پُز دهید!!

آیا در مورد محصولی که ارائه کرده اید اشتیاق بسیار دارید؟ امیدوارم اینگونه باشد! یک بیانیه سازمانی در مورد پروژه خود بنویسید و در آن از تیم خود تشکر کنید. اگر بازتاب پروژه شما خارجی است ممکن است بخواهید اخبار خود را از طریق ایمیل یا پست وبلاگ با مشتریان خود به اشتراک بگذارید.

نشانه های در معرض خطر بودن پروژه در گام ارائه محصول

پروژه به صورت تکمیل شده پذیرفته نشده است

بازگشت به مسیر اصلی

زمان آن فرا رسیده است که از مهارت های دیپلماسی خود بهره ببرید. ابتدا باید با حامی مالی خود( یا مشتری خود یا تیم خود یا هرکسی که ناراضی است) صحبت کنید و بفهمید که این اختلاف از کجا نشأت میگیرد. هدف شما از این مکالمه توافق بر تعریفی واحد از وضعیت “تکمیل” برای پروژه است- چیزی که شما باید به صورت متنی و رسمی درآورید تا در آینده ارجاع به آن برای همه راحت باشد. از آنجا یک لیست از وظایفی که برای تکمیل کردن پروژه لازم است تهیه کنید و تیم خود را برای انجام آن ها آماده کنید.

فعالیت های پیشنهادی:

جلسه توجیهی: از این جلسه به عنوان یک فضای گفتگوی آزاد در مورد مفهوم “تکمیل” و گام های بعدی با تیم مدیریت خود استفاده کنید.

هر محصولی که شما ارائه کنید برای مدتی طولانی استفاده خواهد شد، پس برنامه ای برای پس از ارائه محصول تهیه کنید. چه کسی وظیفه پشتیبانی آن یا تعمیر آن را به عهده خواهد داشت؟ برای اندازه گیری موفقیت محصول به چه معیارها و گزارشاتی نیاز خواهید داشت؟

گام پنجم: محصول خود را بهبود دهید

بهبود پروژه

بسیاری از “مدیران پروژه تصادفی” پس از ارائه MVP محصول مشتاق به بازگشت به برنامه کاری روزانه خود هستند. با این حال، زمانی را برای این سوالات مدنظر قرار دهید:

  • آیا شما تعریف خود از موفقیت پروژه را بایگانی کرده اید؟
  • آیا ایده هایی وجود دارند که از MVP حذف شده اند؟

پاسخ شما هرچه که باشد بهتر است به خواندن این مقاله ادامه دهید.

از نظر فنی بهبود محصولی که ارائه کرده اید یک فرآیند مداوم است نه یک گام. اما این موضوع امری بسیار مهم است.

ابتدا بیایید در مورد گستره صحبت کنیم: اگر اقلام مهم یا خوبی از MVP شما حذف گردیده اند، حال زمان آن است که آن ها را پیاده سازی کنید. شما ممکن است تمام اعضای تیم را دور هم جمع کنید و بخش یا تمام زمان خود را به این امر اختصاص دهید. یا اگر این امکان وجود ندارد، شما میتوانید بخشی از زمان هرکسی را به پروژه اختصاص بدهید و به صورت تدریجی کار را به انجام برسانید. در هر صورت شما به گام برنامه ریزی پروژه بر میگردید.

شاخص موفقیت شما چیست؟ احتمالا شما تا زمان ارائه MVP و ارائه محصول برای یک مدت معین، نخواهید فهمید که به موفقیت رسیده اید یا نه. شما از قبل پیشرفت خود به سمت اهداف پروژه را اندازه گرفته اید. پس کار همزمان شما تنها نظارت بر این پیشرفت است.

برای اقدامات بیشتر، بهتر است به راههایی که سرعت شما برای رسیدن به اهداف را افزایش میدهند بیاندیشید و یک آزمایش ساده برای آن تهیه کنید. بسته به پروژه شما ممکن است اطلاعات کمی (مانند آمار استفاده، هزینه های کاهش یافته)، اطلاعات کیفی(مانند نظرسنجی، آزمایش قابلیت استفاده) یا مقداری از هر دو باشند.

اگر این موضوع روشن شود که شما در مسیر هدف حرکت نمیکنید، زمان آن رسیده است که آستین بالا بزنید و محصولی که ارائه کرده اید را تکرار کنید. کار خود را به داده های خام از تست ها و معیارها مجهز کنید تا این اطلاعات را به بینش عملی تبدیل کنید. شما حتی ممکن است متوجه شوید که ایده ای که قبلا تست کرده اید ارزش پیاده سازی در نمونه واقعی را داشته است. یا تجزیه و تحلیل داده های آزمایشی ممکن است به سادگی به ایده های جدیدی برای تست بیانجامد.

زمانی که شما بدانید چه بهبودهایی را باید روی محصول انجام دهید؛ هر یک از این بهبودها به یک پروژه کوچک بدل میشود. یا میتوانید تعدادی از این بهبودها را به صورت یک پروژه پیاده سازی کنید. این روش زمانی مفید است که هر یک از بروزرسانی ها شامل همان گروه از افراد شود و برنامه ریزی زمانی برای آنها در یک پروژه بزرگتر راحت تر خواهد بود. در هر صورت، شما به گام اول یعنی تجسم پروژه بازخواهید گشت.

نشانه های ریسک عدم رسیدن به اهداف پروژه

حداقل محصول قابل عرضه(MVP) شما استفاده نمیشود و شما دلیل آن را نمیدانید

بازگشت به مسیر اصلی

زمان آن فرا رسیده که برخی تحقیقات کیفی را انجام دهید. با مشتریان هدف خود صحبت کنید تا متوجه شوید که چه چیزی موجب عدم استفاده آن ها از محصول شما شده است. اگر این امکان برای پروژه شما ممکن است، یک آزمایش کاربری راه اندازی کنید( چه به صورت زنده یا با استفاده از سرویس آنلاین) تا شما شانس مشاهده رفتار آنها هنگام برخورد با محصولتان را داشته باشید.

فعالیت های پیشنهادی:

مصاحبه با مشتری: مستقیم به سراغ منبع بروید و بپرسید مشکل از کجاست.

همدلی: اطلاعات کمّی را با دانش خود از مشتری یکی کنید تا متوجه شوید که آنها چگونه راجع به پروژه شما فکر میکنند.

تغییرات مستمر نیازی را رفع نمیکنند

بازگشت به مسیر اصلی

جسورانه عمل کنید. این ممکن است به معنای تغییر در محور اصلی یا تعمیرات اساسی در کل پروژه باشد. اما دلسرد نشوید. ایجاد یک تغییر بزرگ در طول مسیر موفقیت مسلما شما را قابل احترام نشان خواهد داد.

فعالیت های پیشنهادی

۵ چرا: از این تکنیک تجزیه و تحلیل برای کشف ریشه مشکل استفاده کنید تا تغییرات آتی پروژه خود را نیز بشناسید.

اختلال: مسیرهای ذهنی خود را تغییر دهید و ایده های تازه ای خلق کنید.

حال شما با مراحل عملی و سدهای حقیقی یک پروژه آشنا شده اید. منتظر سوالات و نظرات شما عزیزان هستم.

Did you find apk for android? You can find new Free Android Games and apps.

درج نظر