کسب و کارهای امروزی با چالش های بسیار زیادی نسبت به گذشته روبرو هستند. با تأثیر تکنولوژی بر کسب و کارهای جدید و پیشرفت روزانه آن، تقریبا تمام سازمان ها و کسب و کارها به دنبال گذراندن روزهای کاری خود به بهترین نحو هستند. یکی از بزرگترین آثار تکنولوژی های روز بر روی کسب و کارها حول از بین بردن و به حداقل رساندن استفاده از اسناد کاغذی است.

استفاده از کاغذ هزینه بالا و اتلاف را به همراه دارد، امنیت بسیار ضعیفی دارد و مسلما کاغذ جایی در آینده بازار جهانی نخواهد داشت. بسیاری از کسب و کارها تصور میکنند که نیازی به حذف کاغذ و اسناد کاغذی ندارند چرا که انجام این کار هیچگاه ساده و بی دردسر نبوده. چگونگی تبدیل اسناد کاغذی به اسناد الکترونیکی میتواند بسیار پیچیده و دشوار باشد؛ و هیچ چیز نمیتواند مانند یک سیستم مدیریت اسناد با طراحی خوب کارها را به پیش ببرد.

سیستم مدیریت اسناد چیست؟

سیستم مدیریت اسناد یا به اختصار DMS که کوتاه شده واژه Document Management System است سیستمی برای سهولت در مدیریت اسناد و فایل ها میباشد. به بیان ساده، واژه “سیستم مدیریت اسناد” به نرم افزاری اتلاق میشود که به شما اجازه ذخیره و پیگیری اسناد الکترونیکی را میدهد. در حالی که این اساسی ترین و سطحی ترین وظیفه سیستم مدیریت اسناد است، سیستم هایی نیز طراحی شده اند تا به صورت هوشمند ویژگی های متنوعی را در این زمینه به شما ارائه کنند.

سیستم های مدیریت اسناد در شکل و اندازه های بسیاری ارائه میشوند. برخی به صورت یکه کار میکنند به این معنی که برنامه هایی هستند که تنها با هدف کمک در مدیریت فایل ها و اسناد تعبیه و برنامه ریزی شده اند.

برخی سیستم ها هم به صورت بخشی از یک مجموعه قوی تر هستند که شامل تعدادی دیگر از ابزار مربوط به کسب و کار است؛ به عنوان مثال این ابزار میتواند شامل تقویم ها، ابزار پیام رسان، وبلاگ نویسی و پیگیری پرونده باشد. به طور معمول این نوع سیستم را نرم افزار کسب و کار اجتماعی (social business software) ، نرم افزار اینترانت اجتماعی (social intranet software) و یا نرم افزار همکاری (collaboration software) می نامند. این ابزار بسیار مناسب سازمان ها و کسب و کارهایی است که به دنبال یک وسیله منحصر به فرد برای مدیریت و نظارت عملیات روزانه خود هستند و Jira Confluence یکی از قدرتمندترین این ابزار است.

امکاناتی که سیستم مدیریت اسناد ارائه میکنند:
• ذخیره سازی انواع مختلف اسناد

• جستجو و پیگیری اسناد مورد نیاز شما با استفاده از واژگان کلیدی

• امکان ایجاد محدودیت در دسترسی برخی اسناد مهم

• نظارت بر مشاهدات انجام شده از اسناد و زمان آن

• امکان پیگیری تغییرات ایجاد شده در اسناد

• امکان بازیابی نسخه های اسناد پیش از تغییرات

• کنترل و تنظیم اسناد زمانی که اسناد تاریخ گذشته قابل پاکسازی هستند

• دسترسی، ویرایش و اشتراک گذاری اسناد از طریق موبایل

انواع سیستم های مدیریت اسناد

سیستم های مدیریت اسناد به طور معمول در دو نوع ارائه میگردند؛ یا به صورت محلی یا Self-Hosted و یا به صورت سرور ابری یا Cloud-Hosted. بسته به نوع نیاز سازمان شما هر یک از این روش ها مزیت و معایب خود را دارد.

سیستم های مدیریت اسناد به صورت محلی یا Self-Hosted
• تمام سیستم و اطلاعات شما درون سازمان شما و در سرور اختصاصی سازمان شما ذخیره میشود.

• سیستم های محلی به شما امکان ذخیره اسناد و فایل ها را تا جایی که سرور شما فضای ذخیره سازی داشته باشد به شما میدهد.

• سیستم معمولا به صورت یکبار پرداخت ارائه میشود که هزینه بر مبنای تعداد کاربران شما محاسبه میشود.

مزایا: اصلی ترین مزیت استفاده از سیستم محلی این است که شما همیشه و در همه حال ناظر به عملکرد سیستم خود هستید و سیستم همیشه در دسترس شماست و فرد دیگری مسئول و ناظر سیستم شما نیست. شما برای اتصال به سیستم به اینترنت متکی نخواهید بود و در صورت قطعی ارتباط شما با اینترنت نیز شما همچنان به اسناد خود دسترسی خواهید داشت.

معایب: یکی از معایب این نوع سیستم ها، هزینه بر بودن نصب اولیه و هزینه خرید بالای سیستم های محلی است؛ که باید به آن هزینه های سالیانه پشتیبانی و به روز رسانی سیستم را نیز اضافه کرد. به علاوه، تمام عملیات پشتیبان گیری و نگهداری از سیستم نیز بر عهده شما خواهد بود چرا که دیگر فایل ها به صورت خودکار ذخیره سازی و پشتیبان گیری نخواهند شد. یکی دیگر از معایب احتمالی این روش این است که همه سیستم های مدیریت اسناد با هر دو سیستم عامل ویندوز(Windows) و مک(Mac) سازگار نیستند و معمولا تنها با یکی از آن ها سازگارند.

سیستم مدیریت اسناد با سرور ابری یا Cloud-Hosted
• تمام سیستم به در سرور ارائه کننده سرویس نگهداری میشود و به صورت آنلاین قابل دسترسی است.

• امکان دسترسی و ورود به سیستم از طریق هر گونه دستگاه موبایل و کامپیوتر وجود دارد.

• هزینه به صورت ماهیانه به ازای تعداد کاربران پرداخت میشود.

• ارائه دهنده سرویس بدون هیچ گونه هزینه اضافی، تمام خدمات به روزرسانی و نگهداری را برای شما انجام میدهد.

مزایا: بزرگترین مزیت این نوع سیستم این است که شما نیازی به یک تیم فناوری اطلاعات برای نصب و راه اندازی و نگهداری از سیستم نخواهید داشت و همچنین دیگر نیازی به پرداخت هزینه بالای خرید سیستم نخواهید داشت. همچنین شما میتوانید با هر دستگاه و از هر کجا از طریق اینترنت به سیستم وارد شوید؛ همچنین نگرانی از جانب پشتیبان گیری اسناد و فایل ها نیز نخواهید داشت چرا که به صورت خودکار اطلاعات شما در فضای ابری سیستم ذخیر ه خواهد شد.

معایب: از معایب این نوع سیستم هم وابستگی شما به ارائه دهنده سرویس برای استفاده از سیستم است. اگر ارائه دهنده شما به مشکلی در مرکز داده های خود برخورد کند، ممکن است دسترسی شما به فایل ها و اسناد تا رفع مشکل مسدود گردد. به علاوه، اگر اتصال به اینترنت شما قطع گردد، شما دیگر به فایل ها و اسناد دسترسی نخواهید داشت. همچنین این نوع از سیستم های مدیریت اسناد محدودیت فضای ذخیره سازی نیز دارند.

حال که شما با انواع سیستم های مدیریت اسناد و مزایا و معایب هر یک آشنا شدید این بر عهده شماست تا تصمیم بگیرید که کدام نوع از این سیستم ها برای سازمان و شرکت شما مناسب تر و کارآمدتر است. اما از جمله سرویس های محبوب و قدرتمند در زمینه مدیریت اسناد نرم افزار Confluence است که توسط شرکت اطلسین ارائه گردیده است و علاوه بر این که به تنهایی قادر به رفع نیازهای سازمان شما برای مدیریت اسناد است، با قرارگیری در کنار نرم افزار جیرا به یک سیستم قدرتمند در زمینه مدیریت سازمانی بدل میشود و زمانی که نرم افزار Jira Service Desk نیز به آن ها افزوده شود نیازهای CRM شما نیز پاسخ داده خواهد شد